Measures on Managing Police Station Archives

Originally published on the Forgotten Archipelago Blog, this 5,000 characters document was issued in 1997, and it contains provisions on the archives of public security stations.

公安部关于印发《公安派出所档案管理办法》的通知

公通字〔199732

      

      公安部关于印发《公安派出所档案管理办法》的通知

各省、自治区、直辖市公安厅、局:

  为进一步规范公安派出所档案管理,加强公安派出所档案建设,为维护社会稳定和现实斗争服务,公安部对《公安派出所档案管理办法(试行)(公通字〔199412)进行了修订,并经国家档案局审核同意。现将修订后的《公安派出所档案管理办法》印发给你们,请贯彻执行。

  执行中有何问题和意见,请随时报部。

                       一九九七年六月四日

       公 安 派 出 所 档 案 管 理 办 法

             第一章 总 则

  第一条 为加强公安派出所档案的制度化、规范化、现代化管理,更好地为经济建设和公安工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和公安档案管理的有关规定,特制定本办法。

  第二条 公安派出所档案是指公安派出所在本辖区实施治安行政管理、预防和查处违法犯罪活动中形成的具有保存价值的文字、图表、视听等材料。

  第三条 公安派出所应当加强对档案管理工作的领导,建立健全档案室和各项管理制度,配备专职或兼职档案人员,并将档案工作列入工作计划和考核范围。

  第四条 公安派出所档案分为业务、户籍、文书、视听等门类。

            

            第二章 业务档案

  第五条 重点人口卷

  公安派出所根据公安部重点人口管理工作的规定,对列管、撤管的重点人口(包括暂住人口中的重点人口)管理工作中形成的有关材料,应建立重点人口卷。已查实的有法律效力的材料,为正卷;内部审批的和未经查实的材料,为副卷。

  正卷存放:

  (一)调查处理的意见、考查和结论材料;

  (二)判决书、裁定书、决定书、保证书、具结悔过书、出监鉴定、执行通知书以及解除劳教,宣告缓刑、假释,判处管制、拘役、罚金、剥夺政治权利,批准保外就医、监外执行,采取取保候审、监视居住等强制措施法律文书;

  (三)社会关系及经常交往人员材料;

  (四)询问笔录、证人证言、物证、视听材料(物证实物应分开存放);

  (五)已查实的检举、调查等证据材料;

  副卷存放:

  (一)撤管、变类审批表;

  (二)确定列管对象的报告,呈批表及审批等材料;

  (三)内部填制的各种登记表、照片、指纹、笔迹、血型(毛发)、绰号

  (四)未经查实的重大嫌疑线索和检举材料;

  (五)积累的历次表现或撤管材料;

  (六)耳目提供未证实的材料;

  (七)重点人口定期考察材料;

  (八)其他有参考价值,但不宜对外的材料。

  第六条 侦查案卷

  公安派出所在侦查一般刑事案件中形成的材料,应建立侦查案卷。

  卷内存放:

  (一)报案材料;

  (二)受理刑事案件登记表;

  (三)犯罪嫌疑人照片和传唤通知书;

  (四)现场勘查笔录、现场图、照片、鉴定材料;

  (五)检举和调查材料;

  (六)讯问笔录、询问笔录,犯罪嫌疑人、被告人供述和辩解等材料;

  (七)结案或销案材料;

  (八)其他有关材料。

  第七条 治安管理处罚案卷

  公安派出所在办理治安管理处罚案件中形成的材料,应建立治安管理处罚案卷。

  卷内存放:

  (一)治安管理处罚审批表,处理、调查报告;

  (二)治安管理处罚裁决书和被处罚人员照片、回执;

  (三)治安案件受理、立案登记表;

  (四)传唤证;

  (五)暂扣物品清单、发还收据;

  (六)因违反治安管理没收财物收据、罚款收据、保证金收据、上交的罚没款收据;

  (七)讯问、询问笔录;

  (八)调查证据材料;

  (九)现场勘查笔录、鉴定材料;

  (十) 医院伤情鉴定单、经济赔偿协议书、担保书和医药费凭证、赔偿费收据;

  (十一)其他需要保存的材料。

  第八条 耳目卷

  经公安派出所所长批准建立的耳目,在对其审批、考查、使用过程中形成的材料,应建立耳目卷。

  卷内存放:

  (一)建立耳目报告、登记表、审批表;

  (二)耳目代号;

  (三)耳目的历史、社会关系、现实表现和家庭情况的审查材料;

  (四)对耳目工作考察教育、奖惩材料;

  (五)对耳目使用意见材料;

  (六)耳目生活补助单据;

  (七)向耳目布置工作记录;

  (八)耳目送交的情报、书面报告;

  (九)耳目口头汇报记录、核实材料;

  (十)与耳目联系有保存价值的信件和电话记录;

  (十一)撤销耳目的报告及领导批示;

  (十二)耳目停止使用和死亡材料;

  (十三)耳目关系转移和交接手续材料;

  (十四)其他有价值的材料。

  第九条 事故案卷

  公安派出所在调查处理一般交通、治安、自然灾害事故中形成的材料,应建立事故案卷。

  卷内存放:

  (一)事故情况报告;

  (二)现场勘查笔录、照片、草图、物证;

  (三)询问当事人和证人笔录;

  (四)鉴定材料;

  (五)对事故处理意见及调解材料;

  (六)对事故责任者处罚裁决书、罚款及赔偿收据;

  (七)当事人申诉材料;

  (八)其他与事故有关的材料。

  第十条 船舶卷

  公安派出所在对船舶管理中形成的材料,应建立船舶卷。

  卷内存放:

  (一)船舶登记表、出海船舶户口登记表;

  (二)船民变动情况表、册;

  (三)船(渔)民社会关系材料;

  (四)船只发生治安、刑事案件和事故情况登记表;

  (五)香港、澳门、台湾船舶停泊登记表。

  第十一条 特种行业、公共场所管理卷

  公安派出所在对特种行业、公共场所管理中形成的材料,应建立特种行业、公共场所管理卷。

  卷内存放:

  (一)审批表;

  (二)单位基本情况登记表和有关材料;

  (三)工作人员登记表和审查材料;

  (四)各项工作规章制度(如治安工作责任制度、管理人员岗位责任制度、住宿登记和门卫值班制度、财物保管制度等);

  (五)治安保卫组织和安全保卫工作检查材料;

  (六)重点人口和刑满释放人员、解除劳教人员等帮教对象登记表;

  (七)发生治安、刑事案件情况登记表;

  (八)火灾及其他事故材料;

  (九)检查整改材料。

  第十二条 企业事业单位管理卷公安派出所在对本辖区的企业、事业单位开展工作中形成的材料,应建立企业事业单位管理卷。

  卷内存放:

  (一)企业事业单位基本情况登记表;

  (二)保卫组织(包括治保、消防组织)情况、保卫人员名册、照片及登记材料;

  (三)各项保卫制度;

  (四)重点要害部位登记表;

  (五)贵重物品保管情况登记表;

  (六)危险、爆炸物品保管情况登记表;

  (七)重点人口、刑满释放人员、解除劳教人员等帮教对象登记表;

  (八)治安案件、刑事案件发案、破案以及治安灾害事故登记表;

  (九)治安检查评审,奖惩材料等。

  第十三条 备查卷

  公安派出所对工作中取得的具有一定参考价值的材料、以及其他卷无法包括的材料,应建立备查卷。

  第十四条 重点人口卷、侦查案卷、治安管理处罚案卷、耳目卷、事故案卷、船舶卷、特种行业公共场所管理卷、企业事业单位管理卷、死亡人员卷、备查卷,以个人、单位或案件建档,按一个单位一卷、一案一卷、一人一卷、一人多卷或多人一卷整理,分类编目,集中存放。一人或一案的材料要集中,对象被多次处理的,按处理时间先后排列。

  重点人口卷、备查卷,城市以辖区门牌顺序、农村以村统一编排卷号。

             第三章 户籍档案

  第十五条 常住户口卷

  公安派出所在户口管理中形成的材料,应建立常住户口卷。

  卷内存放:

  (一)户口迁移证,户口审批材料,户籍证明材料;

  (二)出生证、死亡证、迁出、迁入、变更登记簿册;

  (三)换发的旧常住人口登记表、常住境外人员登记表。

  第十六条 暂住户口卷

  公安派出所对外地在本辖区经商、务工、从事第三产业等人员管理中形成的材料,应建立暂住户口卷。公安派出所对在本辖区的境外人员管理中形成的材料,应建立临时来华人员管理卷。

  卷内存放:

  (一)暂住证的存根、境外人员住宿登记表存根;

  (二)暂住户登记表、居民身份证号码、照片;

  (三)暂住户原籍区、乡政府或公安机关证明;

  (四)租赁房主的合同或证明和务工单位证明或营业证明;

  (五)群众检举、调查证明材料;

  (六)其他需要保存的材料。

  公安派出所在办理暂住户违法案件中形成的材料,可根据其性质和内容归入各有关业务档案内。

  第十七条 船民卷

  公安派出所在对船民管理中形成的材料,应建立船民卷。

  卷内存放:

  (一)申请《船民证》、《临时船民证》或《临时出海船民证》登记表;

  (二)船、渔民历史审查表及调查材料;

  (三)船、渔民现实表现和奖惩材料;

  (四)船民进出港或流动情况登记表。

  第十八条 居民身份证卷

  公安派出所在居民身份证管理中形成的材料,应建立居民身份证卷。

  卷内存放:

  (一)本辖区领证人员基本情况,包括16周岁以上人员及当年进入16周岁人员基本情况登记表和缓发、暂不发证及漏发证人员登记表;

  (二)申、换、补领居民身份证凭证、存根及登记表;

  (三)居民身份证各项管理工作规章制度;

  (四)居民身份证变更申请表;

  (五)居民身份证编号顺序码登记表;

  (六)居民身份证收缴登记表;

  (七)居民身份证查验、查询情况登记表;

  (八)伪造、变造居民身份证案件查处的有关材料;

  (九)其他需要保存的材料。

             第四章 文书档案

  第十九条 公安派出所在工作中形成的计划、总结、年报、月报、会议记录、敌社情简报、专题报告和各种登记薄册、统计报表等应建立文书档案。

  上级公安机关、有关部门对公安派出所发的指示、规定、办法、条例、细则、重要通知、通报等文件材料,应该和所形成的相应材料一并立卷归档。

  第二十条 文书档案按照本系统上级机关文件材料立卷归档的规定执行。

             第五章 视听档案

  第二十一条 公安派出所在工作中形成的照片、录音、录像、磁盘、光盘等媒体材料应建立视听档案。公安派出所在工作中形成的常住户口、暂住户口和工作对象信息定期拷贝的磁盘,应建立磁盘档案。

  第二十二条 视听材料按照《公安机关声像档案管理办法(试行)》的规定组卷。

            第六章 保管、利用、销毁

  第二十三条 公安派出所应当有保管档案的专用库房,并落实防火、防光、防潮、防虫、防鼠、防盗、防尘、防高温等安全措施,保证档案材料的安全。

  第二十四条 公安派出所领导应负责对本所立卷归档情况进行检查,以便及时发现问题,堵塞漏洞,确保档案材料的安全完整。专职或兼职档案人员负责全所档案材料的管理和利用;责任辖区民警负责本责任区有关档案材料积累和立卷;户籍簿册由档案人员负责;案件材料的整理立卷由承办人负责。

  第二十五条 为便于查询、使用和统计,应制作必要的目录索引或人物卡片,有条件的可编制计算机程序,逐步实现公安派出所档案管理检索现代化。各外勤(户籍段)民警对责任区内材料还应建立材料登记簿。

  第二十六条 建立内、外勤联系制度。档案员与外勤民警之间应当及时沟通情况。对各类人员情况的变动,档案员应当通知外勤民警;档案员收到新转来或外勤送来的对象材料,在归案后,应当及时通知有关外勤民警。

  第二十七条 档案的转递。档案应由常住户口所在地公安派出所管理,户口迁出后,由户籍民警在一个月之内将重点人口、户籍档案转递到户口迁入地公安派出所,档案员要办理做好交接手续。外来人口违法犯罪材料,由发案地公安派出所保存,并将情况通报违法犯罪人员户口所在地公安派出所。

  第二十八条 建立档案材料的保密、借阅制度。公安派出所档案材料属公安机关内部机密,提供利用时应当分清内外。重点人口副卷、耳目卷不得对外提供。其他可对外提供的档案员(内勤)应严格履行借阅审批和登记手续。

  第二十九条 不归档材料及其销毁。

  下列材料不归档:

  (一)已查明否定的嫌疑材料;

  (二)从有关单位摘抄的无利用价值的材料;

  (三)文书档案中的重份文件及无用的底稿等;

  (四)各类重复表格、重份材料、联系工作介绍信;

  (五)其他无保留价值的材料。

  销毁不归档材料要逐份登记,经公安派出所领导批准和上级机关档案部门复核后销毁。

  第三十条 公安派出所档案的档号和保管期限

  (一)公安派出所的档号划分

  根据公安派出所的特点和公安部关于印发《公安业务档案管理办法》等三个规章的统一分类原则,业务档案以汉语拼音字母PY为标志,分类PY12……9;文书档案pw按年代;户口档案PH;视听档案PS(编号)。

  (二)公安派出所档案保管期限

  业务档案:

  1、重点人口卷 ―――――――――――――――――――――――长期

  2、侦查案卷 ――――――――――――――――――――――――长期

  3、治安管理处罚案卷 ――――――――――――――――――――长期

  4、耳目卷 ―――――――――――――――――――――――――长期

  5、事故案卷 ――――――――――――――――――――――――短期

  6、船舶卷 ―――――――――――――――――――――――――长期

  7、特种行业、公共场所管理卷 ――――――――――――――――长期

  8、企业、事业单位管理卷 ――――――――――――――――――长期

  死亡人员卷

  9、备查卷 ―――――――――――――――――――――――――长期

  户籍档案:

  1、常住户口卷 ―――――――――――――――――――――――永久

  2、暂住户口卷 ―――――――――――――――――――――――短期

  3、船民卷 ―――――――――――――――――――――――――长期

  4、居民身份证卷 ――――――――――――――――――――――长期

  文书档案:

  1、计划、总结、年报  ―――――――――――――――――――永久

  2、专题报告、会议记录 ―――――――――――――――――――长期

  3、敌社情简报 ―――――――――――――――――――――――短期

  4、各种登记簿册 ――――――――――――――――――――――长期

  5、月、季度报表 ――――――――――――――――――――――短期

  6、上级来文卷 ―――――――――――――――――――――――长期

             第七章 附 则

  第三十一条 四类分子卷和死亡人员卷。

  鉴于四类分子档案是历史的产物,原卷不再重整。应向县、市公安局移交,统一管理。凡被公安机关处理过或是被派出所作为工作对象的人员死亡,应将死亡人员登记表及有关材料,归入过去形成的案卷内,并在原档目录和卡片内注明,将卡片转到死亡人员目录内,以便统计掌握。

  第三十二条 铁路、交通、林业、民航和边防等各专业的公安派出所的档案管理,可参照本办法执行。

  第三十三条 本办法自下发之日起执行。

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